やることリストが溜まるのを防ぐアプリ『Trello』編

やることリストがたまり過ぎて困っていませんか?

タスク管理に特化したツール「Trello(トレロ)」を紹介します。

 

次から次へと溜まっていく事務作業。
そんな中、「やらなければいけない作業を忘れていた!」
なんてことはありませんか?
トレロを使えば、仕事のやり忘れや、伝達忘れなどを防ぎ、タスク管理がぐっと楽になります。
使い方はいたってシンプルで、メモ付箋をボードへ貼り付けていくといった感覚。
ボードを共有すれば、仕事の受け渡しも簡単に行なえます。
メモ付箋として使う『カード』には、メモを残せる他、コメントを残したり、チェックリストをつけたり、ファイルを添付したり、そのカード一つで業務内容を書き残しておけます。

 

 

アカウントの取得から新しいボードに入ります。
まずはリストを追加しましょう。
リストの種類は、
ToDo」発生したタスク
Doing」作業中タスク
Done」完了したタスク
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基本はこの三種類。
「ToDo」にやらなければいけない業務タスクカードを増やしていき、
作業中タスクカードを「Doing」、
完了したものを「Done」へ動かしていきます。
カードに作業内容を書き込んでおけば、手の空いている人へ直接指示を出さなくても作業を振ることができるのです。
「ToDo田中」のように名前を付け、特定の人へ振る仕事としてリストを分けてもいいでしょう。
教室経営で使えそうなトレロの便利な機能を幾つか上げてみます。

 

 

コメントを追加
カードごとにコメント欄があるので、何の業務に関する話なのか、前置きが要りません。
@を付けてコメントすると、相手にメールで通知が行くようになります。
思いついたことのメモや、進行状況を書き残すのもいいでしょう。
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チェックリスト
カードごとにチェックリストを作成できます。
%表示がされ、進行状況が一目瞭然になります。
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カードの期限表示
カードには期限を設ける事もできます。
期限が迫ると黄色く表示され、期限を過ぎると赤く表示されます。
更にカレンダー表示機能を使えば、いつまでに何を終わらせなければいけないのか、スケジュールを組みやすくなります。
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メール通知機能
「購読」をチェックすると、カードに変更があった際にメールで通知されるようになります。
目のマークが目印です。
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カードの老化機能
カレンダー機能と同様のパワーアップ機能です。
動きのないカードが徐々に茶色く老化していくことで、作業忘れを防ぐことができます。
画面右上のボードメニュー→「Power-Ups」で追加して下さい。
他にも使い勝手の良い便利な機能が沢山あります。
ぜひ活用してみて下さい。

 

トレロを使っていると、定期的に発生するタスクというものが出てくるかと思います。
そこで便利なのが、『IFTTT』というカード自動作成ツール。
毎年、毎月、毎週、毎日、定期的に発生する作業はIFTTTのほうに登録しておくと、毎回カードを手作業で作成する手間が省け、作成し忘れの防止にもなります。
『IFTTT』の使い方についてはまた別の記事にてご紹介致します。

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